¿Cómo organizar tu agencia de marketing y comunicación?

Las agencias de marketing y comunicación tienen múltiples proyectos a la misma vez y mucha información que ordenar. Para facilitar los procesos y desarrolar las tareas diarias con agilidad es importante que las personas de cada área tengan en claro el rol que cumplen y su objetivo.

Para conocer un poco más sobre cómo gestionar los proyectos de una mejor manera hablamos con Ludmila que nos envió un artículo con varias sugerencias y con amabilidad nos dió permiso para compartir.

Ludmila Avelleira: “La organización del mundo interior y exterior de las agencias de marketing y comunicación”

Licenciada en Comunicación Publicitaria recibida en la UCA. Project Manager en Aerolab Digital y coordinadora de un taller sobre creatividad y desarrollo personal en Creatibe. Hice seminarios en la Escuela de Creativos, dos años y medio de un taller de ilustración, entre otros workshops. Muy interesada sobre la cultura audiovisual y los grandes desafíos.

DE LA AGENCIA AL MUNDO INTERIOR

Organización del trabajo y equipo

 

OBJETIVOS

Es importante tener bien en claro el objetivo y las tareas que va a cumplir la agencia para saber hasta dónde llega el trabajo con el cliente, y para que el equipo tenga una visión clara de las tareas que va a cumplir.

 

Digo esto porque ha pasado que un equipo de diseñadores están en un lugar pensando que sus tareas son unas y luego, por necesidades que aparecen de los clientes, se encuentran haciendo otras. En ese caso, es importante hablar con el equipo y dejar en claro el panorama así todos tirar para el mismo lado.

 

COMUNICACIÓN

Reunión semanal – Stand Up: es bueno hacerla al principio de la semana con todo el equipo para hablar de los proyectos que están transcurriendo y poner a punto la semana. La guía son estas 3 preguntas:

 

  1. ¿Qué hice? ¿En qué quedó lo que trabajamos la semana pasada?
  2. ¿Qué voy a hacer? ¿Cómo encaro la semana que estamos empezando?
  3. ¿Qué impedimentos tengo para poder realizar mi tarea? Cómo los solucionamos?

 

Se le dice Stand Up por el concepto de tener una charla rápida de pasillo y parados, para que no se extienda demasiado y hablar sólo los temas importantes.

 

También está bueno tener un daily recap muy rápido. Se hace una pasada rápida sobre cada uno, en su lugar, sobre el estado de su trabajo. Esto es para ver que todos tengan todo lo que necesitan para seguir avanzando en su tarea.

 

BRIEFING – INICIO DE UN PROYECTO

Cuando llega un proyecto nuevo, es importante que todo el equipo esté desde el principio en tema. Se hace una reunión interna para contar el proyecto, se anotan dudas y luego se hace una reunión/call con el cliente para que todos puedan disipar las suyas de acuerdo a su área. Es fundamental que todo el equipo tenga toda la información más allá de que le afecte, o no, en su tarea particular.

 

Es importante tener en claro las prioridades del cliente para poder armar un plan de entregas en base a eso y que no vayan apareciendo sorpresas en el proceso. Esto ayuda a que el equipo se organice y trabaje ordenado, disminuyendo los malestares de sacarlos de una tarea, para cumplir con otra de mayor urgencia. (Obviamente en la práctica esas cosas pasan, pero la idea es reducirlo).

 

EQUIPO

El equipo de diseño y el equipo de desarrollo tienen que trabajar juntos en todo momento. De lo contrario, puede pasar que se diseñe algo que luego sea difícil de implementar, o más costos. Por eso también es bueno hablar con el equipo interno antes de presupuestar, para que luego no haya sorpresas de mal cálculo.

La persona que comunica las tareas al equipo debe revisar bien los materiales y tratar de cubrir todos los huecos (falta de material, poca claridad, etc). Luego, al hablar con el equipo, el material básico va a estar y se van a poder concentrar en otros puntos más específicos.

En cuanto a la composición del equipo, creo que hay que tener en cuenta el tamaño de la agencia. Un modelo de equipo más horizontal, puede llegar a ser más eficaz en estructuras más chicas. De esta manera se fortalece el espíritu de trabajo en equipo y el famoso “tirar todos para el mismo lado”. Si se establecen jerarquías, se corre el riesgo que se entorpezca más el proceso. Esto no quiere decir que no esté claro el rol de cada uno.

 

PROCESO DE TRABAJO

Hay muchas herramientas que se pueden utilizar para tener un proceso de trabajo ordenado y claro para todos.

Basecamp: se abre un proyecto donde se listan, en un “To Do List”, las tareas que se van a desarrollar a lo largo del proceso y las entregas, en orden de prioridades. Dentro de cada tarea es fundamental que haya:

  1. Descripción de lo que hay que hacer.
  2. Link a dónde está guardado el material: editables, tipografias, logos, cualquier material que sirva para desarrollar la pieza.
  3. Detalle de especificaciones en caso de ser necesarias.
  4. Referencias adjuntas.

A medida que se van completando las tareas, se “tildan” pero no desaparecen por si se necesita volver a revisarlas.

 

Invision: las piezas digitales (sitios, landings, apps) deben ser subidas para que el cliente tenga la posibilidad de verlo en “tamaño real”. Ahí mismo se pueden dejar comentarios tanto públicos como privados, para tener intercambios básicos de feedback de las piezas. De esta manera se reduce el error de interpretación porque se está comentando sobre la misma pieza.

Lo ideal es que en Invision esté siempre la versión final de todo. Se puede sincronizar con sketch, en caso que se diseñe con eso, para que el desarrollador pueda agarrar los archivos de ahí mismo y tenga con qué cotejar el diseño original. (Acá se reduciría margen de error entre lo que maqueta el desarrollador, y el diseño original).

 

Trello: en la instancia de feedbacks, es una herramienta muy útil para visualizar qué comentarios se hicieron, en cuáles se está trabajando y cuáles están solucionados y listos para revisión. En la etapa de desarrollo es muy bueno porque se pueden dejar capturas de pantalla mostrando los bugs.

Google Calendar: es bueno tener calendarizadas todas las entregas y compartirlo con todo el equipo para que estén al tanto de los tiempos y les salten los alertas.

Para la comunicación con agentes externos (ya sea clientes o proveedores), al enviar una invitación de Calendar, queda registrado ahí mismo el link de Hangout al cual se van a conectar. La diferencia con Skype es que te aparece en el calendario y ya se da por sentado que todos van a hablar por ese canal a esa hora.

Breeze: combina Basecamp con Trello, mejor para visualizar el paso de las tarjetas y el avance del proyecto.

Gitlab: es la mejor herramienta para combinar procesos de trabajo, y el trabajo que se haga desde el lado de desarrollo. El esquema es muy similar a Trello.

Slack: chat para despejar dudas rápidas o mostrar rápidamente algo. Se hace un chat por proyecto donde se habla, donde corresponde, de cada cosa para que no se mezcle con otras.

Dropbox Paper: lugar donde podría estar bajados todos los brief para quien sea nuevo en el proyecto, pueda entrar ahí y tenga todas las respuestas que busca. También puede ser en un Google Docs. Digo algo online para no llenar los servidores de Words, además que es más fácil de compartir.

Dropbox: lo bueno de tener los archivos en Dropbox, en lugar de un servidor, es que se puede acceder de forma remota. Si por alguna razón alguien falta y quiere trabajar desde otro lugar, no necesita estar pidiendo que alguien le reúna las archivos del server y se los mande.

 

RETROSPECTIVA

Al final de cada proyecto, tener una reunión con el equipo que trabajó en el mismo para que cada uno exponga qué le pareció, que salió bien, y qué no. Esto ayuda a tener un panorama claro de lo que vivió cada una de las partes y se puedan hacer mejoras para la próxima.

 

Formato recomendado: Estrella de Mar

 

ORDEN DE TRABAJO

Sea en un servidor, o en Dropbox (preferentemente), es importante que haya un orden estándar en todas las carpetas de los proyectos. De esta manera si alguien del equipo falta o entra alguien nuevo, puede entender rápidamente lo que está pasando.

Ejemplo de carpetas:

  • Cliente: donde se encuentra todo lo que envía el cliente como material.
  • Entregas: ordenado por fechas, las entregas que se fueron haciendo. Es bueno guardar las entregas viejas en caso que haya alguna vuelta atrás, para tener como referencia.
  • Sources: todos los archivos editables, los assets.
  • Material: todo lo que sirve como material de diseño o referencias, fuera de lo que haya mandado el cliente.

 

Archivos de diseño/desarrollo:

Es fundamental que los archivos estén ordenados y no tengan “basura” o cosas inconclusas (sin nombre o especificadas).

Si se usa Sketch, es importantísimo el uso de símbolos para que el diseño mantenga un sentido.

En el caso de Photoshop, eliminar layers indeseables y nombrar y encarpetar todo.

Esto funciona también para los desarrolladores, eliminar líneas de código indeseables.

Seguir estas normas facilita el trabajo de la persona que tenga que agarrar el proyecto de “urgencia” sin haber trabajado en el mismo.


 

DE LA AGENCIA AL MUNDO EXTERIOR

Cómo debería hacerse ver

WEB

Es importante tener el sitio a punto y actualizado. Muchos clientes que quieren contratar al estudio/agencia, no saben mucho sobre el tema. Por lo que lo primero que quieren satisfacer es su curiosidad sobre los trabajos ya realizados y el contacto. Es importante que esto esté bien claro, porque muchos sitios pecan de “locos e innovadores” pero poco legibles a nivel “negocio”.

 

REDES SOCIALES

Las redes sociales es el lugar para mostrar el espíritu de la agencia y la forma de trabajar. Saber usarlas con inteligencia, conocer el balance entre “relleno” y “dormir el perfil”.

Saber ser una fuente de consulta y voz líder en los campos que se quieren resaltar.

 

BLOG / NOTAS

Generar contenido propio posiciona y diferencia a la agencia entre tanta competencia.

Las empresas líderes en el entorno lo hacen, como ser Invision o Slack. No sólo brindan servicio, sino que aportan a la comunidad.

 

ANALISIS FODA

Está bueno detectar cuál es el fuerte de la agencia y explotarlo. Si está hace muchos años en el mercado y es confiable; si siempre están al top en actualizaciones; si es el mejor en algo, o tienen una agencia que está buenísima. Ahí estará el diferencial entre tanta competencia.

 

HANDBOOK

Está bueno tener una guía con una descripción y pasos que detalle la forma en la que se trabaja en la agencia. O un documento donde se cuente un poco la cultura de trabajo y lo que se espera de futuros nuevos ingresantes.

Ejemplo Netflix.